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Assistant de direction H/F - Paris - HARMONIE MUTUELLE (GROUPE VYV)

Publiée le: 12/3/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Nous recherchons : 

1 Assistant de direction H/F   

Rattaché(e) à la direction Gouvernance et vie institutionnelle, vous assistez un ou plusieurs directeurs et/ou une direction afin d'optimiser la gestion de leur(s) activité(s) (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Vous pouvez prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons,...).

Vos Missions Principales :

Gestion de dossiers
• Préparer, suivre, cordonner et réaliser les travaux constitutifs des dossiers pris en charge
• Constituer les dossiers préparatoires aux réunions, commissions, etc….
• Organiser des réunions, séminaires (réservations, convocations, relations prestataires externes)
• Traiter les suites des réunions, commissions, … (courriers, suivi des décisions, traitement des
demandes, ...)
• Traiter les factures et suivre le budget de la direction dans certains domaines : informatique, séminaires, moyens généraux, salaires et primes,…

Secrétariat
• Gérer et organiser les contacts, rendez-vous et réunions du/des directeur(s), mettre à jour l’agenda, alerter sur les échéances. Optimiser les déplacements en organisant leur logistique
• Rédiger les comptes rendus des réunions
• Rédiger et mettre en forme des écrits courants (notes de service, courrier, courriel), à caractère confidentiel, à partir de consignes orales ou manuscrites
• Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques et mails
• Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, demandes d’investissement)
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
• Effectuer le classement et l’archivage des documents de la direction et les tenir à jour en respectant les procédures et plans de classement définis.

Traitement de l'information
• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils informatiques
• Contribuer à organiser l’activité de la direction dans le domaine de l’échange d’informations (tableau de bord, procédures intra et inter services, plan de classement, consolidation des suivis d’activité, …)
• Organiser et coordonner la récupération et la transmission des informations auprès des personnes désignées (interne, externe)
• Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d’information
• Proposer des améliorations des outils internes et accompagner les managers dans leur utilisation
• Participer à la rédaction des procédures générales applicables au sein du service ou de la direction
• Organiser et gérer la documentation de la direction (planification, diffusion, abonnements,…).

 

Profil :

De formation BAC+2 dans le domaine administratif, vous justifiez d'une première expérience de 3 ans minimum sur un poste similaire.

Vous êtes organisée, rigoureuse et avez un esprit curieux.

Votre gestion des priorités est appréciée et vous êtes reconnue pour être une facilitatrice au sein d'une équipe.

 


Informations complémentaires :

Type de contrat : CDD  5 MOIS
Temps complet 

Salaire annuel brut : sur 13,55 mois + avantages sociaux (CE, mutuelle, carte déjeuner)

 

 

Référence : HM/2018/779 

 
- Poste accessible aux personnes en situation de handicap -