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Assistant Vie Mutualiste H/F - Annecy (74) - HARMONIE MUTUELLE (GROUPE VYV)

Publiée le: 11/6/2018

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Nous recherchons : 

1 Assistant Vie Mutualiste H/F   

Rattaché au Responsable de l'Animation de la Vie Mutualiste de la région Sud-Est, vous réalisez le traitement administratif de dossiers et transmettez les informations pour le compte d'un ou plusieurs services, des élus ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise. Vous prenez en charge des dossiers/actions en lien avec l’activité des régions politiques Harmonie Mutuelle, et coordonnez leur mise en œuvre.

Vos Missions Principales :

Missions :

Secrétariat / Traitement de l'information :
• Gérer l’agenda des réunions avec les élus, assurer la logistique des réunions et les déplacements des personnes désignées
• Réceptionner, filtrer et traiter les communications téléphoniques
• Prendre en charge le courrier selon les procédures définies
• Rédiger et mettre en forme des informations écrites (convocation, relevé de décisions, note de service, courrier, courriel, fiche utilisateurs, …)
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports de communication visuelle
• Gérer les différentes commandes (fournitures, matériels, …)
• Assurer le classement et l’archivage de documents en respectant les procédures et plans de classement définis.
• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils informatiques
• Mettre à disposition de l’équipe, des élus, des données, des informations nécessaires à l’accomplissement des activités du service/direction
• Renseigner et/ou orienter au sein de la direction toute demande d’information
• Gérer et organiser la documentation (planification, diffusion, abonnements,…)
• Contribuer à organiser l’activité du service dans le domaine de l’échange d’informations (tableaux de bord, bases de données, procédures, …)
• Effectuer des tâches de suivi de factures, de notes de frais des élus.

Gestion de dossiers / actions :
• Préparer et suivre des dossiers liés à la spécificité du domaine
• Organiser des réunions, séminaires : réservations, convocations, relations prestataires externes…

•Définir et planifier les actions avec le responsable et/ou les élus

•Réaliser les actions avec les élus, avec un rôle de coordination

•Travailler en collaboration avec les autres services ou directions

Activité spécifique :
• Proposer des améliorations des outils internes au service et accompagner les collaborateurs, élus dans leur utilisation.

 

Profil :

Issu d'une formation de niveau Bac + 2 (type BTS) dans les métiers de l'assistanat ou des sciences économiques ou humaines, vous disposez d'une expérience significative sur un poste équivalent.

Vous êtes organisé(e), rigoureux (se), doté (e) d’un bon relationnel avec des interlocuteurs variés, vous maîtrisez les outils bureautiques (Excel, Word, Powerpoint), et faites preuve d'un bon esprit d'équipe et d’initiative. Vous avez une expérience dans la conduite de microprojets.

 


Informations complémentaires :

Type de contrat : CDD  7 mois
Temps complet 

Salaire annuel brut :

Référence : HM/2018/718 

 
- Poste accessible aux collaborateurs en situation de handicap -